浅谈住房公积金档案管理面临的问题与对策

李姝

(淮南市住房公积金管理中心,安徽 淮南 232001)

【摘要】住房公积金档案是公积金的经办机构在办理住房公积金业务活动过程中的真实记录,主要包含了住房公积金的缴存、提取以及个人住房公积金贷款等方面的内容。伴随着住房公积金业务的迅猛发展,住房公积金档案的数量也相应的不断增多,住房公积金档案管理中也产生了不少的问题。

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关键词 住房公积金;档案管理;对策探讨

0 前言

随着住房贷款数量以及住房公积金业务的不断增加,住房公积金的档案数量也急剧增加,住房公积金档案的拥有量和使用量也随之增多,如何加强新形势下住房公积金档案的管理,解决住房公积金档案中暴露的问题和风险隐患,已成为住房公积金管理工作的一个重要课题。

1 住房公积金档案工作的含义

公积金档案是住房公积金管理工作的产物和住房公积金制度稳妥推进的基础,在实践中日益显示出其重要作用。住房公积金的规范化管理包括缴存、提取、贷款等相关业务。住房公积金档案是各级住房公积金管理机构管理和服务工作的重要载体,也是考量管理机构整体素质的重要体现。无论是管理机构内部的稽核,还是广大缴存人进行外部监督,都需要依托住房公积金档案作为基础依据。住房公积金档案是研究区域居民收入体系和房价运行轨迹和发展规律的珍贵史料。要充分利用住房公积金档案资源,科学加以分析、研究。不仅可以完整体现当地住房公积金制度运行现状,还能作为未来住房保障体系分析的依据。随着住房公积金业务的发展,广大缴存职工维权意识也不断增强,特别是住房公积金贷款业务量的日渐增长,导致公积金档案与贷款人的联系日益密切。一方面,住房公积金档案保留了贷款人的历史真迹,具有原始性和法律效用,可以使贷款风险降到最低限度。另一方面,由于个人住房贷款跨越时间长,经办人员变化大等因素,对贷款管理就必须始终以原始档案为依据,强化风险意识。

2 住房公积金档案管理中面临的问题

2.1 档案管理基础设施落后

住房公积金管理机构建立较晚,办公场所基本上都是租借的,因而在档案库房安排设计上都达不到档案管理规定的要求,尤其是县一级的条件就更为简陋,连最基本的存放要求都达不到,更别说是“九防”措施了,档案被遗失、毁坏的可能性随时都存在。

2.2 缺乏统一的档案管理制度

目前全国公积金档案管理还没有出台统一规范的管理标准和制度,各省也缺乏可操作的《实施意见》,各地市住房公积金管理中心虽然依据自己的情况,制订了一些档案管理方面的规章制度,但由于缺乏参照和宏观的指引,导致这些管理制度无法做到全面性和系统性,对住房公积金档案的管理无法做到全面的指导作用。

2.3 档案资源无法充分利用

公积金档案在归档过程中,大量文件资料来源于其它社会部门,由于各个部门的软件系统各自为政,难以对接,造成了公积金档案资源难以共享,导致了档案信息资源在利用上的不必要浪费。

2.4 住房公积金档案信息化管理水平较低

一方面,由于档案数字化、多媒体化和网络化程度较低,不利于档案信息的共享和公开,不利于提高利用服务效率,不利于档案信息的直接利用。而且大量的纸质档案既占据了空间,又造成管理成本的上升。另一方面,现行的“大而全”的住房公积金档案资料保存理念造成了存档资料的过度膨胀,不仅给缴存人带来了不便,还增加了日常的工作量。

3 解决住房公积金档案管理的措施

3.1 提高档案管理认识并落实相关责任归属

住房公积金中心管理层要改变传统的档案管理思想,应充分认识到档案管理在公积金管理工作中的地位和作用,须知档案是住房公积金日常业务的真实记录,档案管理不仅是一个单位规范化管理的基本要求,也是建立健全住房保障体系、化解防范公积金贷款风险、构建信用社会和谐社会的重要保证,因此做好档案管理工作有助于更好的开展住房公积金工作,而只有提高了人的主观认识,才有利于发挥人的主观能动性,真正将提高档案管理工作上升到应有的高度。另外,住房公积金档案管理包括住房公积金缴存、提取,个人住房公积金贷款,财务会计和公文管理等多个门类,因此,要建立以住房公积金管理中心档案室为依托,使形成各种档案的业务部门能充分相互协调的网络管理体系,落实责任人,加强日常工作的监督力度,建立科学的考核、奖惩和激励机制,使每个人都能切实负起责任。

3.2 公积金档案的独特性,加大了档案管理的难度

一是时间上的长期性。如住房公积金贷款工作,由贷前、贷中、贷后三个阶段组成的,按照相关政策,每笔个人住房贷款的完成,最长需要30年的时间,这种长期性导致了档案收集的不确定性和管理的动态性。二是内容上的多样性。住房公积金工作涉及到开户、账户转移、销户、缴存、提取、变更、对账、查询、缴存基数调整、缴存比例调整、个人住房公积金贷款等多种业务,这种多样性加大了住房公积金档案在收集、整理、编目、分类、归档和管理上的复杂性。

3.3 加强领导,明确责任

各级住房公积金管理机构要切实担负起责任,真正把档案管理纳入住房公积金目标管理考核体系,及时协调解决档案管理工作中遇到的困难和问题。另外,基层住房公积金管理机构还应与档案管理人员签订管理目标责任状,将目标责任落实到人,建立对档案工作人员的激励竞争机制,完善奖惩制度,营造良好的依法管理住房公积金档案的工作氛围,充分调动档案管理人员的工作积极性和主动性。

3.4 推进数字化建设,实现住房公积金档案管理信息化

加大数字化档案转换工作,积极发挥计算机管理的优势,推进住房公积金档案信息化建设。选择购买功能完善的数字化档案管理操作系统软件,建立以市级中心为枢纽,各管理部、分中心联网,与受托银行系统同步运行的网络化联合管理的模式,从而实现公积金档案的轻松快捷录入、完整高效统计、汇总和快速准确检索。加大网络安全和信息安全的维护力度,确保系统安全、稳定运行。

4 结语

住房公积金档案管理对于住房公积金管理来说具有非常重要的作用,虽然当前的住房公积金档案管理工作还存在若干问题,但是相信随着各级相关部门对此项工作的重视程度加大,档案管理工作也会得到不断的完善,为住房公积金事业的健康发展提供更好的支持。

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参考文献

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[2]闵福春.档案管理人员素质是城建档案事业现代化发展的关键[J].工程与建设,2009(1).

[3]施钧.金融危机下的住房公积金投诉处理:一肩挑两头的和谐之道[J].中国房地产金融,2010(2).

[责任编辑:汤静]

浏览次数:  更新时间:2015-09-23 14:12:02
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